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Los eventos híbridos han sido muy recurrentes durante la pandemia; pero, con el regreso de la presencialidad, ¿cómo podemos dar uso a este nuevo formato?

Aunque la pandemia está poco a poco, llegando a su fin, hay realidades que ha dejado la reciente crisis sanitaria que muy probablemente perdurarán durante mucho tiempo. Una de ellas es, sin duda, la nueva concepción que nos ha quedado en el mundo de los eventos. Porque, tal y como vimos en el artículo en el que tratamos el regreso del público a estos actos, la gente estaba deseando recuperar la presencialidad. Pero no es menos cierto que las nuevas tecnologías y la experiencia atesorada durante estos dos últimos años también han servido para que lo virtual se gane un hueco en esta industria, siendo los eventos conocidos como híbridos una posibilidad cada vez más asentada… y elegida.

Un hecho que prácticamente todos los expertos del sector comparten, y que se convertirá en tendencia a lo largo de este 2022 (link artículos tendencias). Los famosos webinar siguen estando a la orden del día y en recientes galas hemos podido ver cómo parte de la misma se ha desarrollado en streaming desde el otro rincón del mundo sin que por ello se viera condicionada la agilidad de la misma. Eso sí, ese “deprisa y corriendo” a la hora de organizar el aspecto virtual ya no es aceptable; los eventos híbridos han llegado para quedarse porque se asume una profesionalidad en el aspecto técnico que sumará al acto.

En este sentido, antes de lanzarnos a programar un evento tenemos que tener muy claro si necesitamos esa parte virtual. Tal y como nos cuenta César Sanz, Responsable de Eventos de ZERTIOR, “las personas necesitamos contacto y por eso la presencialidad siempre primará”. En sus más de veinte años de experiencia en este mundo, Sanz ha sido pilar fundamental en la organización de eventos de toda índole, y tiene muy claro que “la parte virtual nos ayudó mucho durante la pandemia, pero tras el regreso de la presencialidad hemos vuelto a comprobar las ganas que tenía la gente de estrecharte la mano cuando algo había salido bien, o de charlar con sus colegas en un ambiente distendido, sin una pantalla de por medio. Los eventos híbridos son una herramienta de networking muy valiosa”.

Sin embargo, también añade que la experiencia vivida nos ha dejado “una evolución tecnológica muy interesante y útil para el futuro inmediato” y que añadirle este componente online nos puede dar un plus que nos diferencie de los demás… si lo hacemos bien.

En caso de que decidamos yuxtaponer ambas vertientes, debemos ser conscientes de que no bastará con hacer un simple directo del evento. Es necesario pensar en fórmulas a través de las cuales los asistentes in situ o a través de una pantalla tengan el mismo protagonismo y, sobre todo, que estén conectados entre sí.

Aquí será fundamental que tengamos un dominio perfecto de las herramientas actuales que nos permiten hacer eventos virtuales. Nos hará falta, por supuesto, un software de transmisión en directo de plenas garantías, un elemento que registre el número de asistentes y que sea compatible con el “contador” de asistentes en directo y un soporte tecnológico previo (y en directo) que nos ayude a definir qué necesitamos para cada tipo de evento. Y, obviamente, cuanta más experiencia tengamos, como es el caso de ZERTIOR, mejor.

Híbrido: mucho más que una mezcla de eventos presenciales y virtuales

Volvemos a incidir en el que debe ser el concepto que más claro debe quedar. Para que un evento híbrido tenga éxito no basta con que alguien pueda conectarse desde casa y punto. Debemos asumir un compromiso con nuestra audiencia virtual y preocuparnos de ofrecerles una experiencia tan completa como la que se da a quienes asisten en persona. Hay que trabajar en una experiencia digital dinámica con un buen componente de interactividad, que involucre a la audiencia online. Juegos, preguntas y respuestas, encuestas… son elementos perfectos para que las dos vertientes estén perfectamente sincronizadas. Y, en caso de contar con un buen presupuesto, incluir experiencias de realidad aumentada y realidad virtual nos aseguran una participación aún más profunda.

En definitiva, se trata de buscar un equilibrio en el que el público presencial y el virtual se sientan tratados por igual, aunque las tácticas de participación para ambos públicos sean distintas. En ningún momento debemos olvidarnos de quienes nos están siguiendo desde una pantalla y, además de dar la bienvenida tanto a los asistentes virtuales como a los físicos al comienzo del evento para que los presentes en la sala sepan que su audiencia virtual también es una parte importante del evento, tendremos que estar pendiente de ellos en todo momento.

Las ventajas del mundo online

Una vez que hemos asumido que vamos a hacer un evento híbrido, con todos sus hándicap y trabajo extra, conviene saber también qué vamos a ganar, además de un poco más de estrés. En primer lugar, si miramos por la economía de nuestro negocio, es importante ver que un componente online nos abre nuevas oportunidades de patrocinio, ya que a los elementos físicos propios del formato presencial podemos añadir también en cada pantalla nuestro sitio web, las redes sociales de las que disponemos o las maneras de ponerse en contacto con nosotros… dirigido además a un público al que sabemos que interesamos.

También en términos de los valiosos datos salimos ganando, ya que con los accesos a través de formularios web obtenemos información adicional sobre la audiencia, como el número de asistentes y cuánto tiempo estuvieron conectados, el feedback por escrito de sus impresiones con la recuperación del chat o sus correos electrónicos para futuras campañas. Todo ello, de manera inmediata.

Por último, y como es obvio, ofrecer una experiencia virtual amplía el alcance del evento y lo presenta a nuevas audiencias, pudiendo atraer a asistentes de todo el mundo. Es la excusa perfecta para invitar a personas que pueden estar interesadas en un evento pero que antes estaban limitadas por una oferta solo presencial.

Prueba, ensayo… y éxito

Aunque se haya planificado todo al detalle y lo hayas hecho más veces, no des nada por sentado y haz un ensayo de la parte virtual el día antes para no llevarte sustos en el directo con fallos de última hora o problemas técnicos. Asimismo, ten en cuenta las posibles cosas que pueden salir mal y lista las soluciones o alternativas en caso de que llegaran a producirse, involucrando a alguien más del equipo para que todo esté bajo control en el momento de la verdad.

Hubo un momento en el que pensamos que la pandemia acabaría con los eventos presenciales. Pero no solo no ha ocurrido, sino que, además, ha servido para potenciarlos aún más e incorporar un factor que marcará un antes y un después en este sector. ¿Estáis preparados para la nueva era de los eventos?

Photo by Samuel Pereira on Unsplash

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